Når man opdager at CRM ”måske ville være en god ting”, så skyldes det ofte at der er rod i hverdagen, at aftaler glemmes og at salgsmuligheder ikke bliver udnyttet. Det er ting, der forekommer i næsten alle mindre og mellemstore virksomheder.
Næste trin er så at orientere sig i markedet for CRM systemer. Og der er mange. Med mange features.
Så når valget træffes er der opbygget store forventninger om, hvad der skal løses med CRM. Måske spørger man endda rundt i organisationen, hvor alle har idéer til, hvad andre skal lægge ind af data i systemet.

Resultatet af dette forløb er ofte at det ny CRM system skal løse 30 behov, at alle forventes at bruge det på ekspertniveau og at der skal bruges meget tid. Samlet set noget, der ofte går galt.

Selvfølgelig skal man tænke stort – og sikre sig at det ny CRM system også kan klare behovene og udfordringerne på længere sigt, men vort forslag er at starte i det små: Find ud af, hvad der er de største behov her og nu – og løs dem først.
Når de så er løst (og brugernes forventninger er imødekommet), så kan man inddrage flere muligheder i løsningen – men ikke før.

Med lang erfaring fra CRM i små og mellemstore virksomheder kan de umiddelbare behov sikkert findes i følgende liste:

• Overblik over kunder og emner
• Overblik over hvem gør hvad
• Sikring af passende aktivitetsniveau på eksisterende kunder
• Overblik over korrespondance og aktiviteter
• Finde ny kundeemner
• Nem overdragelse af territorie og emner
• Proaktivitet i kundehåndtering
• Styring af interne opgaver i relation til leverance
• Nem salgsuddannelse af ny medarbejdere
• Aktivitetsmåling med enkle KPI
• Rimeligt kvalificeret forecast
• Effektivitet i tilbudsgivning
• Overblik over kunder og emner
• Overblik over hvem gør hvad
• Sikring af passende aktivitetsniveau på eksisterende kunder
• Overblik over korrespondance og aktiviteter
• Finde ny kundeemner
• Nem overdragelse af territorie og emner
• Proaktivitet i kundehåndtering
• Styring af interne opgaver i relation til leverance
• Nem salgsuddannelse af ny medarbejdere
• Aktivitetsmåling med enkle KPI
• Rimeligt kvalificeret forecast
• Effektivitet i tilbudsgivning

Når man ser listen (og du har måske flere idéer), så er det nemt at tænke at det jo alt sammen skal løses. Teknisk er det ikke noget problem, men brugerne følger ikke med.
I stedet er det bedre at identificere de to-tre ting, der er mest aktuelle. Det kunne være de to første på listen.
Overblik over emner og kunder og overblik over aktiviteter. Så kan man i tillæg tænke lidt taktisk og tage det sidste punkt (Effektivitet i tilbudsgivning) med, så sælgerne med det samme oplever fordele i arbejdet.
Forarbejdet vil her være:

1. Få overført alle data om eksisterende kunder fra bogholderisystem til CRM.
2. Overfør eventuelle informationer om kunder og emner fra tidligere CRM system.
3. Opsæt synkronisering til Office 365, så kontaktpersoner, emails og kalender er i sync mellem CRM og Outlook.
4. Præsentér for brugerne med budskab i stil med ”Vi starter mandag med et CRM system, hvor alle jeres kundedata allerede er oprettede. Brug det og vær særligt opmærksom på at nye kundeemner og alle salgsrelevante møder skal lægges ind i systemet.”

Disse fire trin er overkommelige. Der stille ikke urimelige krav til de ny brugere og de vil endda oftest opleve at de får øget effektivitet (selv om forventningen ofte er det modsatte).

Når du så i systemet kan se at alle bruger det og at alle er komfortable, så kan det være tid at tænke på flere muligheder. I nogle firmaer sker dette allerede efter få dage. Andre steder kan det tage uger.

Hvad du vælger til at være de næste områder at tage i brug, bestemmer du selv. Men bare følg formlen at det ikke skal være for meget på en gang, at det skal give brugerne fordele og at du følger op, så der ikke startes endnu flere områder op før brugerne er med.